昨年より各個人に配られたマイナンバーが、各種申告書等に記載が必要となり、本格的に利用する時期となってきました。

 

年末に向けて準備を行い、社員や社員親族の方のマイナンバー収集が順調に進んだ会社は多いと思います。一方で、支払調書を作成際は会社外部からマイナンバーを収集する事となりますが、そちらについては苦戦している会社も少なくないようです。弁護士や税理士等に対する報酬、作家等に対する原稿料等について、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が５万円を超えるものは、支払調書の提出が義務付けられており、マイナンバーの記載も必要となります。しかし、金額基準が低くマイナンバーを収集するだけでも大きな負担となる上に、相手から提供を拒否される場合や連絡が取れないというケースも多くあるようです。

マイナンバーの提供を受けられない場合の対策方法は下記になります。

 

１．相手に法定調書へのマイナンバーの記載は義務であり、各種申告書作成の為にのみ使用する事を伝える。

 

２．提供を受けられない場合は、提供を求めた経過を記録・保存する。

（マイナンバーの記載がない場合には、税務署から記載がない理由を確認される場合もあるようです。）

記録すべき経過については、会社側の過度な事務負担にならない範囲内で行う。

マイナンバーの提供拒否は、基本的に会社の責任ではないことから、提供を求めた日にちや、文書等で求めた際はその写し等、ある程度の情報を保存しておく。

 

また、マイナンバー提供を拒んだことで、相手に罰則が科せられることはありません。

社員からのマイナンバー提供拒否があった際も、上記と同様です。

社員へのマイナンバー収集の注意すべきポイントは下記4つになります。

 

１．取得理由

２．利用・提供先

３．保管・廃棄

４．安全管理措置

 

上記を明らかに伝え、社員へ情報の取り扱いに対する不安を取り除く事も重要です。

 

それでも、マイナンバーの提供拒否を受けた際には、会社として出来うる対応をした事を記録することで、単なる会社側の収集ミスと判断されない様にしておくことが大切です。責任の所在を明らかにする意味も含めて、正確な記録を付けるように心がけましょう。

 

年末に向けて忙しくなる時期ですが、スムーズに進むように対応・対策をしておく事をお勧めします。

 

マイナンバー制度の最新情報は、内閣官房のホームページで確認する事ができますので、そちらもご参照下さい。

http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/